Actividades de autenticación
La actividad de autenticación es normalmente realizada por un funcionario público del Consulado, pero también puede ser realizada por un funcionario delegado para funciones notariales. Se trata, en particular, de:
AUTENTICACIÓN DE FIRMA: consiste en la certificación por parte del funcionario público de la procedencia de un acto por parte de la persona que lo ha firmado. Para proceder con la autenticación de la firma, es necesario presentarse personalmente en la Oficina Notarial con un documento de identificación y su código fiscal.
AUTENTICACIÓN DE FOTOGRAFÍA: para ello, es necesario presentarse personalmente en la Oficina Notarial con un documento de identificación y tres fotografías iguales.
LA AUTOCERTIFICACIÓN
Por «autocertificación» se entiende «la certificación producida por el interesado en sustitución de la certificación normal» (art. 2, ley 15/1968). Representa, por lo tanto, la posibilidad para el ciudadano de proporcionar la misma información que se encuentra en un registro público de manera más sencilla y con menos cargas.
La posibilidad de recurrir a la autocertificación está concedida a todos los ciudadanos italianos y de los países europeos. La facultad de utilizar declaraciones sustitutivas se ha ampliado también a los ciudadanos extracomunitarios que residan legalmente en Italia, limitadamente a los datos verificables o certificables en Italia por sujetos públicos.
La autocertificación y las declaraciones sustitutivas pueden ser utilizadas en las relaciones con la Administración Pública y con los concesionarios y gestores de servicios públicos. No pueden, en cambio, ser utilizadas en las relaciones entre particulares, salvo que estos consientan, ni ante la autoridad judicial en el ejercicio de funciones jurisdiccionales.
Certificados sustituidos por la autocertificación
La autocertificación puede ser sustituta de:
CERTIFICACIONES NORMALES
Se puede recurrir a la autocertificación en los siguientes casos:
- fecha y lugar de nacimiento;
- residencia;
- ciudadanía;
- disfrute de derechos políticos;
- estado de soltero, casado o viudo;
- estado de familia;
- existencia en vida;
- nacimiento del hijo;
- fallecimiento del cónyuge, de un ascendente o descendiente;
- situación respecto a las obligaciones militares;
- inscripción en registros o listas mantenidas por la Administración Pública;
- títulos de estudio adquiridos;
- cualificaciones profesionales;
- exámenes universitarios y de estado;
- títulos de especialización;
- títulos de habilitación;
- títulos de formación;
- títulos de actualización;
- títulos de cualificación técnica;
- situación económica o financiera, incluso a efectos de concesión de beneficios y ventajas de cualquier tipo previstos por leyes especiales;
- cumplimiento de obligaciones contributivas específicas, indicando el monto;
- código fiscal o número de IVA;
- cualquier dato del registro tributario;
- estado de desempleo;
- condición de pensionado y categoría de pensión;
- condición de estudiante;
- condición de ama de casa;
- calidad de representante legal de personas físicas o jurídicas, tutor, curador, etc.;
- inscripción en asociaciones o formaciones sociales de cualquier tipo;
- cumplimiento o no de las obligaciones militares, incluidos aquellos a los que se refiere el art. 77 del D.P.R. n. 237/64, modificado por el art. 22 de la ley 958/86;
- ausencia de condenas penales;
- calidad de carga familiar;
- todos los datos de conocimiento directo del interesado contenidos en los registros del estado civil.
Modalidades de la declaración sustitutiva de certificados:
La declaración sustitutiva de las certificaciones normales se puede hacer escribiendo en papel común y firmando bajo la propia y exclusiva responsabilidad (no es necesario firmar ante el funcionario) o completando declaraciones sustitutivas. Además, es posible transmitir documentos, actos y certificados por fax, correo o mediante medios telemáticos e informáticos a las Administraciones Públicas.
ACTOS DE NOTORIEDAD
Los interesados pueden recurrir a la auto certificación para todos los estados, hechos y cualidades personales que no sean certificables por parte de una administración pública, mediante la declaración sustitutiva del acto de notoriedad según el art. 47 del DPR 445/2000. Además, la declaración sustitutiva del acto de notoriedad puede referirse también a circunstancias relativas a otros sujetos, de las que el declarante tenga conocimiento directo, así como la posibilidad de certificar la conformidad al original de una publicación.
La declaración sustitutiva de actos notorios puede hacerse declarando hechos, estados o cualidades personales de conocimiento directo del interesado ante el funcionario competente para recibir la documentación, o ante un notario, canciller, secretario comunal u otro funcionario designado por el alcalde. En caso de que se trate de estados, hechos y cualidades personales certificables o atestiguables por otro sujeto público, y la administración considere necesario verificar la veracidad de las declaraciones, dispone de 15 días desde las declaraciones para solicitar la documentación necesaria.
Validez de las declaraciones sustitutivas de certificaciones normales y de actos notorios:
Las declaraciones sustitutivas tienen la misma validez que los actos que sustituyen. Normalmente, los certificados tienen validez durante seis meses desde la fecha en que fueron emitidos, salvo que normas legales o reglamentarias dispongan una validez superior. La validez de las certificaciones del registro civil y las relacionadas con el estado civil es prorrogable si el interesado declara que los datos contenidos en el certificado no han sufrido modificaciones y firma dicha declaración. En cambio, los certificados y las declaraciones sustitutivas que atestiguan estados y hechos personales que no están sujetos a modificaciones (certificados de nacimiento, de muerte, títulos de estudio, etc.) tienen validez ilimitada.
Casos en los que la auto certificación NO está NUNCA admitida
La posibilidad de recurrir a la auto certificación no está nunca admitida para los certificados:
- médicos;
- sanitarios;
- veterinarios;
- de origen;
- de conformidad con la UE;
- marcas;
- patentes.
Casos en los que la Administración Pública NO PUEDE más solicitar certificaciones a los ciudadanos
En caso de que se deban certificar los datos relativos a apellido, nombre, lugar y fecha de nacimiento, ciudadanía, estado civil y residencia, la Administración Pública no puede más solicitar certificaciones, sino que es suficiente la exhibición de un documento de identidad. La registración de los datos se lleva a cabo a través de la fotocopia no autenticada del documento mismo. Si el documento ya no es válido, el interesado debe declarar, al margen de la fotocopia, que los datos contenidos en el documento no han variado desde la fecha de emisión.
Sanciones para los ciudadanos que proporcionan declaraciones no veraces
Si las administraciones tienen dudas sobre la veracidad de las auto certificaciones, están obligadas a realizar los controles necesarios. En caso de que se detecten declaraciones falsas, la falsedad en los actos y el uso de actos falsos son sancionados conforme al código penal y las leyes al respecto. Además, el declarante pierde los beneficios eventualmente obtenidos gracias a disposiciones basadas en declaraciones no veraces.
Documentos de reconocimiento e identidad
En todos los casos en que se requiera un documento de identidad, este puede ser sustituido por un documento de reconocimiento equivalente. Son equivalentes a la carta de identidad:
- El pasaporte;
- La licencia de conducir;
- La licencia de navegación;
- El libro de pensiones;
- El certificado de habilitación para la conducción de instalaciones térmicas;
- El permiso de armas;
- Las tarjetas de reconocimiento emitidas por una Administración del Estado, siempre que estén dotadas de fotografía y de sello u otra marca equivalente.
En caso de que el documento esté caducado, también puede ser presentado, con una declaración del interesado en la fotocopia del documento de que los datos en él contenidos no han cambiado.
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